Allgemeine Veranstaltungsbedingungen

1. Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen gelten für Präsenz-Veranstaltungen (nachfolgend auch „Veranstaltung“), die von der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V., Hansastraße 27 c, 80686 München, Registergericht: Amtsgericht München, Vereinsregister-Nr. VR 446 (nachfolgend „Fraunhofer“) bzw. seiner Institute oder Forschungseinrichtungen durchgeführt werden. Sie regeln die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer solchen Veranstaltung durch den Vertragspartner („Teilnehmende“) Institute und Forschungseinrichtungen von Fraunhofer sind rechtlich unselbständige Einrichtungen von Fraunhofer. Die Veranstaltungen eines Institutes oder einer Forschungseinrichtung gelten daher als Veranstaltungen von Fraunhofer. Sämtliche der in diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen geregelten Rechte und Pflichten bestehen daher für und gegen Fraunhofer. Erklärungen eines Institutes oder einer Forschungseinrichtung von Fraunhofer sind Fraunhofer zuzurechnen. Ansprechpartner bei Veranstaltungen ist, wer die organisatorische Verantwortung übernimmt („Veranstalter“). Sofern es sich um die Veranstaltung eines Institutes handelt, ist das Institut Ansprechpartner und Veranstalter.

(2) Diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen gelten nicht für die bloße zeitlich befristete Überlassung von Räumlichkeiten, Einrichtungen oder sonstigen Örtlichkeiten - entgeltlich oder unentgeltlich - an Dritte (z.B. Vermietung von Veranstaltungsräumen), damit diese eine Veranstaltung durchführen können.

(3) Diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen gelten ausschließlich, soweit in den nachfolgenden Bestimmungen nicht ausdrücklich anders geregelt. Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Bestimmungen der Teilnehmenden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn Fraunhofer diesen nicht ausdrücklich widerspricht.

(4) Die Vertragssprache ist deutsch.

2. Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen ist die Teilnahme an einer Veranstaltung durch den Teilnehmenden, die Durchführung der Veranstaltung, sowie die Erbringung etwaiger veranstaltungsbegleitender Dienstleistungen durch den Veranstalter.

(2) Inhalt, Ablauf und sonstige Angaben zu einer Veranstaltung ergeben sich aus der jeweiligen Veranstaltungsbeschreibung (vgl. Ziffer 6).

3. Anmeldung; Vertragsschluss; vor-Ort-Registrierung

(1) Die Anmeldung für eine Veranstaltung kann mittels über hierfür von Fraunhofer oder dem Veranstalter verwendete Webseiten oder bereit gestellter Anmeldeformulare erfolgen. Die Teilnehmenden sind verpflichtet, wahrheitsgemäße Angaben zu ihrer Person zu machen.

(2) Soweit im Einzelfall nicht anders geregelt, geben die Teilnehmenden mit dem Ausfüllen und Absenden des bereit gestellten Anmeldeformulars ein Angebot zur Teilnahme an der Veranstaltung ab. Ein Vertrag über die Teilnahme kommt mit der Annahme dieses Angebotes durch den Veranstalter zu Stande. Die Annahme erfolgt durch eine Anmeldebestätigung, die per E-Mail oder Post zugesendet wird.

(3) Bei einer Online-Anmeldung erhalten die Teilnehmenden eine automatisierte Bestätigung per E-Mail, dass ihre Anmeldung eingegangen ist. Diese E-Mail stellt noch keine Annahme im Sinne von Absatz 2 dar.

(4) Die Anmeldebestätigung ist zu der Veranstaltung mitzubringen und gegebenenfalls vorzulegen. Eine Teilnahme ohne Vorlage der Bestätigung kann nicht gewährleistet werden. Gleiches gilt für den Fall, dass die Teilnehmenden ihre Identität nicht nachweisen können. Teilnehmende, die eine Ermäßigung in Anspruch nehmen möchten, müssen ihren Status gegebenenfalls vor Ort nachweisen.

(5) Anmeldebestätigungen sind grundsätzlich verbindlich und berechtigen die Teilnehmenden zur Teilnahme an der betreffenden Veranstaltung. Ein Anspruch auf Teilnahme an bestimmten Programmteilen besteht nur, sofern diese zuvor ausdrücklich gebucht wurden. Dies gilt insbesondere für Programmteile mit begrenzter Teilnehmerzahl.

(6) Durchführung und Teilnahme an Präsenzveranstaltungen erfolgen unter Beachtung der jeweils geltenden Vorgaben zur Vermeidung von Ansteckungen mit und Eindämmung von Krankheitserregern, wie etwa dem SARS-COV2-Virus. Die Teilnehmenden werden sich vorab über die für sie geltenden Vorschriften informieren und diese einhalten.

4. Registrierung, Verfügbarkeit

(1) Sofern für die Teilnahme an der Veranstaltung eine gesonderte Registrierung erforderlich ist, wird der Veranstalter die Teilnehmenden darüber entsprechend rechtzeitig vor der Veranstaltung informieren.

(2) Erhalten die Teilnehmenden zur Teilnahme an der Veranstaltung Zugangsdaten, dürfen die Teilnehmenden diese Zugangsdaten nicht an Dritte weitergeben. Die Teilnehmenden sind verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Sie sind verpflichtet, den Veranstalter unverzüglich zu informieren, wenn Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Nutzung der Zugangsdaten durch Dritte bestehen.

(3) Der Veranstalter behält sich bei unentgeltlicher Teilnahme an Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmerzahl vor, den Zugang zu der Veranstaltung ¬ gegebenenfalls nur vorübergehend und/oder für Teile der Veranstaltung ¬ zu verweigern, sofern die räumlichen Kapazitäten oder Sicherheitsgründe dies erfordern. Auf eine derartige unverbindliche Teilnahme wird Fraunhofer nach Möglichkeit frühzeitig hinweisen.

(4) Bei einzelnen Veranstaltungen erfordert der Zugang zu der Veranstaltung eine vor-Ort-Registrierung. Gegebenenfalls werden Namensschilder und/oder andere optische/technische Identifikationsmittel für einen Zugang ausgegeben. Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich Teilnehmende oder andere Berechtigte einen Zugang zu der Veranstaltung erhalten. Namensschilder und andere Identifikationsmittel dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

5. Vertragsinformationen

Sie können diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen speichern, und ausdrucken. Wir speichern den Vertragstext (Vertragsinformationen und Teilnahmebedingungen). Ihre Vertragsinformationen (gebuchte Veranstaltung; Teilnehmer, ggf. Teilnahmegebühr) können Sie Ihrer Anmeldebestätigung entnehmen. Ihre Vertragsinformationen sind nicht online abrufbar.

6. Veranstaltungsbeschreibung; Änderung im Programmablauf

(1) Inhalt, Ablauf und sonstige Angaben zu einer Veranstaltung ergeben sich aus der jeweiligen Veranstaltungsbeschreibung des Veranstalters.

(2) Bei der Programmgestaltung ist der Veranstalter frei, solange der Gesamtcharakter der Veranstaltung erhalten bleibt. Insbesondere kann der Veranstalter Referent:innen durch solche ähnlicher Qualifikation ersetzen, Vorträge zeitlich verlegen oder inhaltliche Änderungen vornehmen, soweit dadurch der thematische Kern der Veranstaltung nicht verändert wird. Der Veranstalter bemüht sich, Änderungen rechtzeitig per E-Mail oder auf der entsprechenden offiziellen Webseite zu der Veranstaltung mitzuteilen.

(3) Wird neben dem eigentlichen Veranstaltungsprogramm ein Rahmenprogramm für die Teilnehmenden angeboten, wird dieses durch einen Dritten erbracht, soweit nicht anders vereinbart. In diesem Fall bestehen rechtsgeschäftliche Beziehungen zwischen den Teilnehmenden und dem Dritten soweit das Rahmenprogramm reicht. Fraunhofer wird insoweit nicht Vertragspartner.

7. Teilnahmegebühr; Fälligkeit

(1) Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sind die Teilnehmenden verpflichtet, die vereinbarte Teilnahmegebühr zu zahlen. Die Höhe der Teilnahmegebühr ergibt sich aus der Veranstaltungsbeschreibung.

(2) Die Teilnahmegebühr ist im Voraus gemäß den angegebenen Zahlungsmöglichkeiten zu leisten. Die Teilnahmegebühr ist spätestens binnen 14 Tagen nach Rechnungszugang auf das in der Rechnung genannte Konto zu zahlen. Maßgeblich ist das Datum des Zahlungseingangs auf dem Konto des Veranstalters.

(3) Mit der Teilnahmegebühr wird die Teilnahme am Veranstaltungsprogramm einschließlich der vom Veranstalter vor Ort angebotenen Verpflegung abgegolten. Kosten für Anreise und Übernachtung tragen die Teilnehmenden selbst.

(4) Eine Aufrechnung gegen Forderungen von Fraunhofer ist nur zulässig, wenn die Gegenforderung unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist, von Fraunhofer nicht bestritten oder anerkannt wird oder in einem engen synallagmatischen Verhältnis zu der Forderung von Fraunhofer steht.

(5) Die Teilnehmenden können ein Zurückbehaltungsrecht nur ausüben, wenn ihr Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

8. Widerrufsrecht

Sind Sie Verbraucher steht Ihnen ein gesetzliches Widerrufsrecht zu, über das wir Sie im Folgenden informieren. Verbraucher ist, wer ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder seiner gewerblichen noch seiner selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können (§ 13 BGB).

Das Widerrufsrecht steht Teilnehmenden nicht zu bei Verträgen zur Erbringung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen, wenn der Vertrag für die Erbringung einen spezifischen Termin oder Zeitraum vorsieht.

9. Stornierung durch Teilnehmer; Benennung einer Vertretung

(1) Ein vertragliches Rücktritts- oder Kündigungsrecht für die Teilnehmenden ist nicht vereinbart.

(2) Können Teilnehmende an der Veranstaltung nicht teilnehmen, aus Gründen, die der Veranstalter nicht zu verantworten hat, ist die Teilnahmegebühr dennoch fällig und bereits geleistete Zahlungen werden nicht erstattet. Dies gilt auch dann, wenn die Teilnehmenden ihre Teilnahme noch vor Veranstaltungsbeginn absagen.

(3) Abweichend von Absatz 2 kann der Veranstalter eine Erstattung der Teilnahmegebühr ganz oder teilweise vorsehen. Näheres hierzu ergibt sich aus der jeweiligen Veranstaltungsbeschreibung.

(4) Sofern eine Erstattung von Teilnahmegebühren vorgesehen ist und diese nicht ausdrücklich anders geregelt wird, wird bei einer

a. Absage bis zu 4 Monate vor Veranstaltungsbeginn eine Erstattung in Höhe von 100 Prozent

b. Absage bis zu 2 Monate vor Veranstaltungsbeginn eine Erstattung in Höhe von 75 Prozent

c. Absage bis zu 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn eine Erstattung in Höhe von 50 Prozent

d. Absage innerhalb von 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn keine Erstattung gewährt.

(5) Mitteilungen über die Nichtteilnahme sind in Textform (z. B. Brief, Fax, E-Mail) an den Veranstalter zu richten. Für den Zeitpunkt der Mitteilung ist das Datum des Poststempels, bei Faxsendungen oder E-Mails das Sendedatum maßgeblich.

(6) Erstattungen erfolgen – soweit nicht anders vereinbart oder gesetzlich geregelt - innerhalb von 2 Monaten nach Beendigung der Veranstaltung mittels der bei der Buchung verwendeten Bezahlmethode.

(7) Können Teilnehmende die Veranstaltung nicht besuchen, sind sie berechtigt eine Vertretung zu benennen, der statt ihnen an der Veranstaltung teilnimmt. Die Vertretung muss gegenüber dem Veranstalter benannt werden. Hierzu sind die für eine Anmeldung erforderlichen Angaben in Textform an den Veranstalter zu senden.

10. Absage durch Veranstalter; Rücktritt des Veranstalters

(1) Der Veranstalter behält sich vor, die Veranstaltung nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen aus wichtigem Grund ganz oder teilweise abzusagen oder abzubrechen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem Veranstalter unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Durchführung der Veranstaltung nicht zumutbar ist. Insbesondere ist ein wichtiger Grund gegeben bei begründeter Gefahr terroristischer Anschläge, heftigen Naturereignissen, höherer Gewalt (z.B. kriegerischen Handlungen, Streiks, Epidemien, Betriebsstörungen), Verhinderung, Erkrankung oder Tod eines oder sonstiger Personen, die für Inhalte und Durchführung des Veranstaltungsprogramms wesentlich sind.

(2) Wird die Veranstaltung nach Maßgabe von Absatz 1 abgesagt, entfällt die Pflicht zur Zahlung einer Teilnahmegebühr. Für bereits geleistete Zahlungen können Teilnehmende Erstattung verlangen. Bei Abbruch der Veranstaltung erhalten die Teilnehmenden eine dem Umfang der entgangenen Programmpunkte angemessene Erstattung. Weitere Ansprüche wegen der Absage oder dem Abbruch stehen den Teilnehmenden nicht zu, soweit der Veranstalter den Grund der Absage oder des Abbruchs nicht zu vertreten hat.

(3) Ist in der Leistungsbeschreibung einer Veranstaltung beim Vertragsschluss eine Mindestteilnehmerzahl für die Veranstaltung festgelegt, unter der die Durchführung der Veranstaltung im Sinne der Teilnehmenden, aufgrund des Veranstaltungsformats und der geplanten Rahmenbedingungen (insb. Workshops, Panel Discussions oder ähnliche Programme, die Interaktion erfordern) , den Zweck der Veranstaltung nicht mehr erfüllen kann, ist der Veranstalter bis 21 Tage vor der Veranstaltung berechtigt, seinen Rücktritt von der Veranstaltung zu erklären und diese abzusagen, falls die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird. Wird die Schulung abgesagt, entfällt die Pflicht zur Zahlung einer Teilnahmegebühr. Für bereits geleistete Zahlungen können Vertragspartner Erstattung verlangen. Ein Anspruch auf Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall wird ausgeschlossen.

11. Hausrecht, Rauchverbot

(1) Es gelten die jeweiligen Hausordnungen und Sicherheitsrichtlinien am Veranstaltungsort. Anweisungen in Ausübung des Hausrechtes werden die Teilnehmenden befolgen.

(2) Am Veranstaltungsort besteht grundsätzlich Rauchverbot. Dies gilt nicht für besonders ausgewiesene Freiflächen oder Räume.

12. Garderobe

(1) Sofern angeboten, werden die Teilnehmenden für die Abgabe der Garderobe die hierfür festgelegten Garderobenbereiche benutzen.

(2) Es wird keine Haftung für Garderobe und Tascheninhalte übernommen, die außerhalb der Garderobenbereiche an unbeaufsichtigten Garderobenständern abgelegt werden.

13. Telekommunikationsanschlüsse, Internetzugang

(1) Der Veranstalter ist nicht verpflichtet im Rahmen einer Veranstaltung Internetanschlüsse (W-LAN, LAN) bereit zu stellen.

(2) Sofern dies ausnahmsweise am Veranstaltungsort angeboten wird, gelten die jeweils vor Ort gültigen Geschäftsbedingungen für einen Internetzugang.

14. Werbe- und Verkaufsaktivitäten

(1) Am Veranstaltungsstandort und dem dazugehörigen Gelände ist, während der Veranstaltung, jede Art von Werbung sowie das Anbieten und der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen durch die Teilnehmenden nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Veranstalters zulässig.

(2) Für seine Hinweise auf die Veranstaltung (z.B. im Internet) sind die Teilnehmenden selbst verantwortlich. Sie handeln insofern nicht im Auftrag des Veranstalters.

15. Sponsoring

(1) Abweichend von Ziffer 14 Absatz 1 sind Teilnehmende, die sich durch eine finanzielle Unterstützung oder durch Sachmittel an der Veranstaltung beteiligen (Sponsor:innen), berechtigt, sich als Sponsor:in der Veranstaltung zu bezeichnen. Die Einzelheiten ergeben sich aus einer gesondert zu treffenden Vereinbarung zwischen dem Veranstalter und dem:der Sponsor:in.

(2) Teilnehmende und insbesondere Sponsor:innen sind nicht berechtigt, sich als Sponsor:innen, Förder:innen oder ähnlich von Fraunhofer oder eines seiner Institute zu bezeichnen.

(3) Veranstalter und Sponsor:innen sind gehalten, auf schutzwürdige Interessen des jeweils anderen Rücksicht zu nehmen. Dies gilt auch nach Beendigung einer Veranstaltung.

16. Bild- und/ oder Tonaufnahmen

(1) Der Veranstalter wird während der Veranstaltung einschließlich des Rahmenprogramms Bild- und/ oder Tonaufnahmen (z.B. Fotografien oder Videos) zum Zwecke der Dokumentation, zur begleitenden und nachträglichen Berichterstattung, zur Nachbewerbung einer Veranstaltung sowie zur Ankündigung zukünftiger Veranstaltungen anfertigen und nutzen. Der Veranstalter ist berechtigt, die Aufnahmen zu den genannten Zwecken Dritten (z.B. auch der Presse) zu überlassen und auf Medienplattformen (z.B. Facebook, Instagram und der eigenen Webseite) zu veröffentlichen.

(2) Der Veranstalter wird darauf achten, dass Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden bei der Nutzung und Verwertung von Bild- und/ oder Tonaufnahmen nicht verletzt werden.

(3)  Den Teilnehmenden ist die Anfertigung und Nutzung von Bild- und/ oder Tonaufnahmen der Veranstaltung (z. B. Aufzeichnungen) nicht gestattet.

17.  Veranstaltungsmaterial; Urheber- und Nutzungsrechte

(1) Der Veranstalter ist berechtigt, eingereichte Beiträge im Rahmen der Veranstaltung an die Teilnehmenden auszuhändigen, auf der Website zu der Veranstaltung öffentlich zugänglich zu machen und im Tagungsband zu der Veranstaltung zu veröffentlichten und zu verbreiten.

(2) An Teilnehmende ausgehändigte Veranstaltungsunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Vervielfältigungen, Verbreitungen oder Veröffentlichungen dieser Unterlagen sind nicht gestattet. Eine Vervielfältigung der Unterlagen ist ohne ausdrückliche Zustimmung von Fraunhofer ausschließlich für private Zwecke im Sinne des § 53 UrhG gestattet.

18. Haftung

(1) Der Fraunhofer übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der von Dritten in den Veranstaltungsunterlagen gemachten Angaben und Inhalte. Insbesondere übernimmt der Veranstalter keine Haftung für Schäden, die aus der Anwendung oder Weitergabe des im Rahmen der Veranstaltung Erlernten und/oder Vermittelten entstanden sind.

(2) Fraunhofer haftet unbeschränkt für Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes. Für Fahrlässigkeit haftet Fraunhofer unbeschränkt bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers und der Gesundheit von Personen.

(3) Fraunhofer haftet bei leichter Fahrlässigkeit auch bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten), also solcher Pflichten, die die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist der Haftungsumfang auf den typischerweise eintretenden, vorhersehbaren Schaden beschränkt. Bei leichter Fahrlässigkeit besteht ebenfalls keine Haftung für mittelbare Schäden, Mangelfolgeschäden oder entgangenen Gewinn. Die Haftungsbeschränkung gilt auch im Falle des Verschuldens eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen des Veranstalters.

19. Datenschutz

Der Veranstalter verarbeitet personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Registrierung und Teilnahme an der Veranstaltung erhoben werden unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Weitere Informationen insbesondere zu Zwecken und Umfang der Verarbeitung, sowie den Betroffenenrechten finden sich in den Datenschutzinformationen (https://www.iaf.fraunhofer.de/de/datenschutzerklaerung.html) des Veranstalters, auf die jeweils bei der Anmeldung zur Veranstaltung hingewiesen werden.

20. Schlussbestimmungen

(1) Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.

(2) Soweit nicht im Einzelfall anders geregelt, bedürfen Änderungen dieser Bedingungen der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung des Schriftformerfordernisses.

(3) Zur außergerichtlichen Beilegung von verbraucherrechtlichen Streitigkeiten hat die EU-Kommission folgende Plattform zur Online-Streitbeilegung eingerichtet: www.ec.europa.eu/consumers/odr

(4) Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren nach dem Verbraucherstreitbeilegungsgesetz (VSBG) sind wir nicht verpflichtet und nicht bereit.

(5) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Kollisionsrechts sowie des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG).

(6) Sind die Teilnehmenden Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen München.